Vergi dairelerinin e-fatura kullanımını teşvik etmesiyle birlikte artık pek çok işletme için kaçınılmaz bir gerçek haline geldi. Özellikle son yıllarda yapılan vergi mevzuatındaki düzenlemeler, belirli koşullar altında e-fatura kullanımını zorunlu kıldı. Peki, şahıs şirketleri de e-fatura kullanabilir mi? Bu soru, özellikle küçük ölçekli işletmelerin yöneticileri tarafından sıklıkla gündeme gelir. E-fatura sisteminin büyük şirketlere özel olduğu düşüncesi oldukça yaygındır. Ancak gerçekte durum böyle değil. Yazının devamında e-fatura sistemine geçişin nasıl olduğunu ve avantajlarını bulabilirsiniz.
Şahıs Şirketleri İçin E-Fatura Zorunluluğu Var mı?
Bazı durumlarda e-fatura kullanımına geçmek sadece bir seçenek değil, yasal bir zorunluluktur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yıllık ciro sınırları, e-fatura kullanma zorunluluğunu belirler. 2024 yılı itibarıyla, yıllık brüt satış hasılatınız 3 milyon TL veya üzerinde ise, e-fatura kullanmanız zorunlu hale gelir. Ayrıca gayrimenkul veya motorlu taşıt ticareti yapan ya da aracılık eden şirketler için bu limit 500 bin TL’ye kadar düşer. Konaklama hizmeti sunan otel işletmeleri de bu zorunluluk kapsamına girer. Eğer belirlenen limitin altındaysanız, gönüllü olarak e-fatura sistemine geçiş yapabilirsiniz.
E-Fatura Sistemine Geçmenin Avantajları Nelerdir?
Zorunluluk kapsamına girmeseniz e-fatura sistemine geçmek, şahıs şirketleri için pek çok avantaj sunar. E-fatura sistemine geçmenin başlıca avantajları aşağıdaki gibidir:
● Kağıt, baskı, posta ve arşivleme gibi maliyetlerden kurtulursunuz. İşletmenizin maliyetlerini düşürmek için faturalarınızı dijital ortama taşıyabilirsiniz.
● E-fatura sayesinde faturalarınızı saniyeler içinde oluşturup müşterilerinize hemen ulaştırabilirsiniz. Posta süreçlerini beklemek zorunda kalmaz, iş akışınızı hızlandırırsınız.
● Kağıt faturalarda oluşabilecek yazım hataları, kaybolma ya da yanlış teslim gibi sorunlar e-fatura ile ortadan kalkar. Dijital sistemler, faturalama sürecini daha güvenilir ve hatasız hale getirir.
● E-faturalar dijital ortamda saklanır, böylece istediğiniz faturaya kolayca ulaşabilir, geçmiş işlemlerinizi saniyeler içinde kontrol edebilirsiniz. Fiziksel arşivlere ihtiyaç duymazsınız.
● Kağıt tüketimini azaltarak çevreye katkıda bulunursunuz. E-fatura ile kağıt tüketimini azaltarak, şirketinizin çevresel ayak izini küçültebilir, sürdürülebilirlik hedeflerinize daha hızlı ulaşabilirsiniz.
Şahıs Şirketleri İçin E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
Eğer siz de şahıs şirketinizle e-fatura kullanmak istiyorsanız, aşağıdaki adımları takip ederek başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz:
● Elektronik fatura kullanmaya başlamak için elektronik imza veya mali mühür edinmeniz şarttır.Mali mühür almak için Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden “Online İşlemler” sekmesine tıklayarak başvuruda bulunabilirsiniz. Başvuru için sizden tüzel vergi numaranızı girmeniz beklenir.
● Mali mührünüzü aldıktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-fatura portalına giriş yapmanız gerekir. GİB portalında yer alan E-fatura Başvuru bölümünden ilgili bilgilerinizi doldurarak başvurunuzu tamamlayabilirsiniz.
● E-faturalarınızı oluşturmak ve göndermek için bir e-fatura programı kullanarak süreci kısaltabilirsiniz.
● Başvurunuz onaylandıktan sonra, şahıs şirketiniz e-fatura sistemine geçmiş olur. Artık tüm faturalama işlemlerinizi dijital ortamda gerçekleştirebilir ve sistemin sunduğu avantajlardan yararlanmaya başlayabilirsiniz.
E-Fatura Kullanırken Nelere Dikkat Etmelisiniz?
E-fatura kullanımı işletmeler için pek çok avantaj sağlasa da, bu süreçte dikkat etmeniz gereken bazı önemli noktalar bulunur. E-fatura sistemini verimli ve doğru bir şekilde kullanabilmek için şu hususlara özen göstermelisiniz:
● E-fatura, vergi mevzuatına tabi bir süreçtir. Faturalarınızın Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olması gerekir. Fatura bilgilerinizi doğru ve eksiksiz girmeye dikkat etmelisiniz. Özellikle vergi numarası, tarih ve miktar gibi bilgiler titizlikle kontrol etmeniz önerilir.
● Vergi kanunlarına göre belirlenen fatura kesim tarihlerini kaçırmamalısınız. Faturalarınızı satış ya da hizmetin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlemeniz zorunludur.
● E-fatura sistemi, kağıt faturaların yerini alarak, faturaların elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar. Ancak, dijital arşivleme de yasal düzenlemelere tabidir. Faturalarınızı 10 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklamanız mecburi tutulmuştur. E-faturalarınızı, güvenilir bir yedekleme sistemi kullanarak düzenli aralıklarla yedekleyebilirsiniz.
E-fatura sistemi, şahıs şirketinizin faturalama süreçlerini dijitalleştirerek operasyonel verimliliğinizi artırmak için kullanılır. Tüm bu süreçleri kolay ve sorunsuz bir şekilde yönetmek istiyorsanız, Orka Bilgisayar'ın sunduğu profesyonel çözümlerle işletmenizin ihtiyaçlarına uygun e-fatura sistemine geçiş yapabilirsiniz.